iDirecto - Gerir Recebimentos e Pagamentos

Optimizar o controlo dos Bancos e dos seus movimentos previsionais    

Quantas vezes já pensou que seria útil e interessante ter uma ferramenta que o ajudasse a gerir de uma forma eficaz e intuitiva todos os movimentos previsionais de bancos e caixa?

A PHC tem uma solução para si.

O Monitor de Gestão de Tesouraria Previsional permite uma leitura rápida e simplificada dos dados, bem como efectuar alterações às datas dos movimentos de uma forma muito intuitiva.

Além de se poder definir o Banco e as datas para os diversos movimentos, é ainda possível incluir no saldo inicial os diversos movimentos previsionais anteriores à data actual, ou então, usando o botão “Actualizar previsões para hoje”, visualizar no Monitor todas as previsões anteriores à data actual, mudando a Data de previsão para o dia actual do sistema.

Como podemos observar na imagem anterior, existe um pagamento no dia 7 de Maio a um fornecedor. Esse pagamento, se efectuado, terá como consequência um saldo negativo no nosso banco BNT.

Para facilitar a gestão dos movimentos, como por exemplo adiar o Pagamento de 11.306,99€ da imagem anterior, basta simplesmente clicar o botão direito do rato em cima do mesmo e definir a sua nova Data de previsão. Fácil, não é?

Após mudar a Data do pagamento anteriormente referido, evitámos que o saldo do banco ficasse negativo, ou seja, através desta ferramenta e com a sua leitura intuitiva e gestão simplificada dos seus movimentos, já é possível gerir os recebimentos e pagamentos de uma forma mais produtiva.

Este monitor permite ainda exportar todos os dados para Excel, para que desta forma o utilizador possa efectuar uma análise debaixo de outro prisma.

iDirecto - Integração Online do PHC Letras no PHC Contabilidade

Rápida integração contabilística dos títulos de dívidas
 
Sabia que já pode integrar automaticamente na contabilidade os movimentos dos títulos de dívida do PHC Letras?

Com esta funcionalidade ao introduzir as regularizações de títulos de dívidas a receber, movimentos de títulos de dívida a receber, regularizações de títulos de dívidas a pagar e movimentos de títulos de dívida a pagar já não precisa de perder tempo a integrar movimento a movimento na contabilidade, ou seja, agora após gravar qualquer um dos movimentos, a aplicação vai integrá-los automaticamente no PHC Contabilidade.

Esta novidade da versão 2011 existe em todas as gamas do Software PHC.

No menu Sistema, Parâmetros Gerais, na pasta “Títulos de Dívida” foram criados novos parâmetros.

Assim, para indicar se integra automaticamente, deve preencher os seguintes parâmetros:
"Os Títulos de Dívida a Pagar são integrados na contabilidade assim que são gravados"
"Os Títulos de Dívida a Receber são integrados na contabilidade assim que são gravados"
"A Regularização de Títulos de Dívida a Pagar são integrados na contabilidade assim que são gravadas"
"A Regularização de Títulos de Dívida a Receber são integrados na contabilidade assim que são gravados"

Para indicar qual o diário da contabilidade deve preencher os seguintes parâmetros:
"Diário a utilizar na Integração Automática de Título de Dívida a Receber"
"Diário a utilizar na Integração Automática de Título de Dívida a Pagar"
"Diário a utilizar na Integração Automática na Regularização de Título de Dívida a Receber"
"Diário a utilizar na Integração Automática na Regularização de Título de Dívida a Pagar"

Para indicar qual o documento da contabilidade deve preencher os seguintes parâmetros:
"Documento a utilizar na Integração Automática dos Títulos de Dívida a Receber"
"Documento a utilizar na Integração Automática dos Títulos de Dívida a Pagar"
"Documento a utilizar na Integração Automática na Regularização de Títulos de Dívida a Receber"
"Documento a utilizar na Integração Automática na Regularização de Títulos de Dívida a Pagar"

Desta forma, quando se lança uma "Regularização de Títulos de Dívida a Receber" ou "Regularização de Títulos de Dívida a Pagar", depois de gravar o registo, a aplicação apresenta uma mensagem ao utilizador indicando que a regularização foi integrada.

O mesmo procedimento também se aplica aos movimentos dos títulos a receber e a pagar, pois agora se os parâmetros respectivos estiverem preenchidos, então, ao gravar o movimento, o software informa o utilizador que o movimento criado foi automaticamente integrado na contabilidade.

Como podemos concluir, o recurso a esta nova ferramenta traz imensas vantagens no dia-a-dia, facilitando a consulta e introdução de registos, permitindo desta forma ao utilizador optimizar o seu tempo útil de trabalho no lançamento dos documentos contabilísticos.

iDirecto - Localizar uma morada utilizando o browser

Verificar localização de moradas através de um browser    

Já lhe aconteceu precisar de visitar um Cliente e não conseguir localizar a morada?

A partir da versão 2010, os campos de morada passam a ter associado um botão que lhe permite, via browser, localizar essa morada geograficamente.

A parametrização necessária é muito simples.

Basta que nos parâmetros gerais da base de dados defina:
1 - No parâmetro “Endereço de mapa” o Browser a utilizar pela aplicação, seguido da expressão #MORADA#.

Podemos ligar diferentes motores de mapas, pelo que deixo aqui 3 exemplos de motores que poderá utilizar e respectiva string de conexão:

Utilizando o Bing® Maps:
Endereço de mapa:
http://www.bing.com/maps/?v=2&where1=#MORADA#%20Portugal&encType=1
Expressão de espaço no url de mapa: %20
NOTA: Para trabalhar com o Bing® Maps, à data de lançamento desta iDirecto, a localidade tinha que estar colada ao código Postal

Utilizando o Yahoo® Maps:
Endereço de mapa: http://maps.yahoo.com/#mvt=m&zoom=17&q1=#MORADA#
Expressão de espaço no url de mapa: _

Utilizando o Google® Maps:
Endereço de mapa:
http://maps.google.pt/maps?f=q&hl=pt&geocode=&q=#MORADA#
Expressão de espaço no url de mapa: +

2 - No parâmetro “Expressão de espaço no url de mapa” o separador utilizado pelo Browser definido no parâmetro anterior.

A expressão #MORADA# será a junção da morada, localidade e código postal ou parte destes dados quando algum estiver omisso, utilizando a expressão de espaço definida, do registo em que estiver posicionado.

A partir deste momento, quando estiver posicionado num registo com morada, por exemplo, na ficha de um Cliente, e tendo activo o serviço de Internet, ao clicar no botão que permite observar os dados da morada seleccionada num mapa usando o browser, este é aberto já posicionado na morada em causa.

Desta forma, consegue de uma forma muito simples e directa confirmar a localização de qualquer morada registada na aplicação.
Poderá até, a partir do browser, estabelecer uma rota desde a sua empresa até à morada do seu cliente.

iDirecto - Férias na Agenda de Marcações

Como visualizar as férias dos seus Funcionários na Agenda de Marcações     

Uma forma rápida de saber se os seus funcionários, numa determinada data, estão disponíveis ou de férias é aceder à Agenda de Marcações (esta funcionalidade não existe no módulo PHC Pessoal).

Para poder diferenciar visualmente os dias com férias marcadas, deve definir uma cor nos parâmetros do software para os dias de férias na Agenda de Marcações.

Na imagem que apresentamos foi definido que os dias de férias são visíveis a vermelho.

Na ficha do funcionário, opção de Férias ou através da funcionalidade Marcação das minhas férias é inserido o registo das datas que o funcionário vai estar ausente.

Por exemplo, o nosso funcionário Francisco Gamito marcou um período de férias que se inicia a 06 de Abril e termina a 09 de Abril de 2009. Se acedermos à Agenda de Marcações visualizamos os dias com a cor que foi definida em parâmetros.

Esta funcionalidade é bastante útil para quem espelha o seu dia-a-dia de trabalho na Agenda.

Se por acaso, inserir uma marcação para vários utilizadores e seleccionar o botão Planeamento pode visualizar que o funcionário em determinada data está de férias.

Esta funcionalidade está disponível após a versão 2006, caso o utilizador tenha o módulo PHC CRM, PHC Gestão ou PHC Suporte.

iDirecto - Importar Mapas de Gestão

Mais facilidade na Importação dos Mapas de Gestão    

A importação dos Mapas de Gestão para o módulo PHC Contabilidade é sem dúvida uma rotina que todos os utilizadores uma vez por ano têm que efectuar.

Saiba nesta iDirecto como pode ser fácil importar os Mapas de Gestão, no Software PHC.
A PHC fornece um ficheiro designado por “MapasGestão.ZIP” que a partir da versão 2011em todas as gamas PHC CS, permite numa única rotina, importar os Mapas de Gestão em papel, bem como todos os layouts do suporte informático associados aos mesmos.

Esta rotina encontra-se no menu “Tabelas – Contabilidade – Desenhar Mapas de Gestão.”

Esta rotina permite importar todos os Mapas de Gestão produzidos pela PHC de uma forma simples para o utilizador, sem utilizar rotinas mais complexas como a “Instalação e Manutenção” ou mesmo importar “DBF a DBF” os layouts em suporte informático, podendo originar enganos por parte do utilizador.     

Esta funcionalidade é muito útil quando existem alterações aos mapas legais, pois permite actualizar de uma forma rápida, fácil e a partir de um único local os respectivos mapas, facilitando assim a importação dos mapas de gestão e respectivos suportes informáticos, evitando tarefas repetitivas e reduzindo a possibilidade de ocorrência de falhas.

iDirecto - Imobilizado em Sistema de Leasing

Tratar os bens em Sistema de Leasing    

O Leasing é um contrato entre uma locadora (empresa que se dedica à exploração de leasing) e um locatário (cliente da locadora), em que a locadora cede o uso de um bem por determinado tempo, mediante uma retribuição. No final do contrato, o locatário pode optar por comprar o bem mediante o pagamento de um certo valor ou pode optar por restituir o bem à locadora.

Tem bens de imobilizado em sistema de Leasing? Controla o Plano Financeiro associado ao bem?

No PHC Imobilizado pode ter a informação do Leasing dos bens nas suas próprias fichas. Esta funcionalidade está disponível nas gamas PHC Enterprise, PHC Advanced e PHC Corporate. Assim, ficam guardados os dados como o Ano de celebração do contrato de leasing, a duração do contrato, o Ano da opção de compra, o valor de opção de compra, bem como os Anos de utilização após opção de compra.

Pode guardar também, e posteriormente consultar, toda a informação relacionada com o Plano Financeiro, nomeadamente, o Capital em Dívida, o valor da Renda, os Juros e a Amortização para cada Data.

 E o Modelo 40?

Sim, é possível imprimir o Modelo 40 do Leasing, onde pode visualizar no mapa, para cada bem passível de constar no modelo, a informação referente ao Leasing.
Ou seja, é possível obter informação como o valor do bem, o ano de celebração do contrato de Leasing, a duração do contrato, os dados relacionados com a opção de compra do bem, o valor da amortização contabilizada, da amortização financeira e do valor da reintegração do valor residual do bem.

iDirecto - Não utilizar acessos

Saiba como aumentar a performance e dar acessos totais a todos os utilizadores

O que significam e para que servem os acessos?

Os acessos dos utilizadores ou grupos de utilizadores servem para restringir a utilização de determinadas funcionalidades, na aplicação PHC, assim como vedam a visualização de dados, garantindo desta forma a sua confidencialidade.

Por exemplo, um utilizador pode consultar a ficha de Clientes mas não tem acesso para introduzir novos Clientes.

O grupo “Contabilidade” tem acesso a consultar os documentos de facturação que foram integrados na contabilidade mas não tem acesso a emitir facturas abaixo do preço de custo.

Resumidamente os acessos asseguram a fiabilidade e confidencialidade dos dados.

A utilização dos acessos revela-se muito útil em alguns casos mas pode ser anulada, caso se pretenda que os utilizadores tenham acessos totais à aplicação.

Assim, existe um parâmetro denominado “Utiliza acessos (tem de reiniciar a aplicação)”, que caso se inactive, desactiva a utilização dos acessos. 

Mas quais as vantagens em desactivar este parâmetro?

Uma funcionalidade tem habitualmente implicações na performance. Assim, o acesso aos dados com este parâmetro inactivo será mais rápido uma vez que a aplicação não vai ler os acessos do utilizador para cada tabela.

Esta é uma funcionalidade genérica do Software PHC, ou seja, estende-se a todos os módulos e gamas, a partir da versão 2007.

iDirecto - Importar Dados de um ficheiro SAF-T-PT

O SAFT-PT (Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese version) é um ficheiro normalizado (em formato XML) com o objectivo de permitir uma exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, num formato legível e comum, independente do programa utilizado, sem afectar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade. A adopção deste modelo proporciona às empresas uma ferramenta que permite satisfazer os requisitos de obtenção de informação dos serviços de inspecção e facilita o seu tratamento, evitando a necessidade de especialização dos auditores nos diversos sistemas, simplificando procedimentos e impulsionando a utilização de novas tecnologias.

O ficheiro SAFT-PT destina-se a facilitar a recolha em formato electrónico dos dados fiscais relevantes por parte dos inspectores/auditores tributários, enquanto suporte das declarações fiscais dos contribuintes e/ou para a análise dos registos contabilísticos ou de outros com relevância fiscal.
Mas se actualmente é possível a qualquer Software exportar este ficheiro, porque não poder também importá-lo no Software PHC?

Uma das novidades da versão 2011 para todas as gamas PHC CS é a possibilidade de efectuar a importação de diversos tipos de dados para o Software PHC, utilizando a rotina de validação do ficheiro SAFT-PT. 

Na anterior versão 2010 do Software PHC, já era possível fazer a validação do ficheiro através do menu Supervisor, “Validar SAF-T-PT”. Esta opção de validação permite indicar onde é que se encontra o ficheiro SAFT-PT, assim como o respectivo “schema” fornecido pela DGCI, e verificar se o ficheiro está de acordo com a estrutura correcta. Após a validação do ficheiro, é possível observar o conteúdo do ficheiro, através do botão “Ver Conteúdo”.

Na nova versão 2011, para além de se poder observar o conteúdo do ficheiro, é também agora possível importar o mesmo para as tabelas do Software PHC. Poderão ser importados registos para as tabelas de Clientes, Fornecedores, Artigos e Plano de contas. A aplicação verifica e importa apenas os registos que ainda não existam, através de validações feitas aos números de contribuinte, nomes dos Clientes, referências dos Artigos, etc.

Através desta nova funcionalidade é possível a importação do ficheiro SAFT-PT quer o mesmo tenha sido gerado pelo Software PHC, independentemente da Base de dados em que foi gerado, quer o ficheiro SAFT-PT tenha sido gerado por qualquer outro software sem ser PHC, tornando-se assim muito fácil a importação de dados, mesmo para casos em que os mesmos tenham sido gerados por outras aplicações.