iDirecto - Gerir Recebimentos e Pagamentos

Optimizar o controlo dos Bancos e dos seus movimentos previsionais    

Quantas vezes já pensou que seria útil e interessante ter uma ferramenta que o ajudasse a gerir de uma forma eficaz e intuitiva todos os movimentos previsionais de bancos e caixa?

A PHC tem uma solução para si.

O Monitor de Gestão de Tesouraria Previsional permite uma leitura rápida e simplificada dos dados, bem como efectuar alterações às datas dos movimentos de uma forma muito intuitiva.

Além de se poder definir o Banco e as datas para os diversos movimentos, é ainda possível incluir no saldo inicial os diversos movimentos previsionais anteriores à data actual, ou então, usando o botão “Actualizar previsões para hoje”, visualizar no Monitor todas as previsões anteriores à data actual, mudando a Data de previsão para o dia actual do sistema.

Como podemos observar na imagem anterior, existe um pagamento no dia 7 de Maio a um fornecedor. Esse pagamento, se efectuado, terá como consequência um saldo negativo no nosso banco BNT.

Para facilitar a gestão dos movimentos, como por exemplo adiar o Pagamento de 11.306,99€ da imagem anterior, basta simplesmente clicar o botão direito do rato em cima do mesmo e definir a sua nova Data de previsão. Fácil, não é?

Após mudar a Data do pagamento anteriormente referido, evitámos que o saldo do banco ficasse negativo, ou seja, através desta ferramenta e com a sua leitura intuitiva e gestão simplificada dos seus movimentos, já é possível gerir os recebimentos e pagamentos de uma forma mais produtiva.

Este monitor permite ainda exportar todos os dados para Excel, para que desta forma o utilizador possa efectuar uma análise debaixo de outro prisma.

iDirecto - Integração Online do PHC Letras no PHC Contabilidade

Rápida integração contabilística dos títulos de dívidas
 
Sabia que já pode integrar automaticamente na contabilidade os movimentos dos títulos de dívida do PHC Letras?

Com esta funcionalidade ao introduzir as regularizações de títulos de dívidas a receber, movimentos de títulos de dívida a receber, regularizações de títulos de dívidas a pagar e movimentos de títulos de dívida a pagar já não precisa de perder tempo a integrar movimento a movimento na contabilidade, ou seja, agora após gravar qualquer um dos movimentos, a aplicação vai integrá-los automaticamente no PHC Contabilidade.

Esta novidade da versão 2011 existe em todas as gamas do Software PHC.

No menu Sistema, Parâmetros Gerais, na pasta “Títulos de Dívida” foram criados novos parâmetros.

Assim, para indicar se integra automaticamente, deve preencher os seguintes parâmetros:
"Os Títulos de Dívida a Pagar são integrados na contabilidade assim que são gravados"
"Os Títulos de Dívida a Receber são integrados na contabilidade assim que são gravados"
"A Regularização de Títulos de Dívida a Pagar são integrados na contabilidade assim que são gravadas"
"A Regularização de Títulos de Dívida a Receber são integrados na contabilidade assim que são gravados"

Para indicar qual o diário da contabilidade deve preencher os seguintes parâmetros:
"Diário a utilizar na Integração Automática de Título de Dívida a Receber"
"Diário a utilizar na Integração Automática de Título de Dívida a Pagar"
"Diário a utilizar na Integração Automática na Regularização de Título de Dívida a Receber"
"Diário a utilizar na Integração Automática na Regularização de Título de Dívida a Pagar"

Para indicar qual o documento da contabilidade deve preencher os seguintes parâmetros:
"Documento a utilizar na Integração Automática dos Títulos de Dívida a Receber"
"Documento a utilizar na Integração Automática dos Títulos de Dívida a Pagar"
"Documento a utilizar na Integração Automática na Regularização de Títulos de Dívida a Receber"
"Documento a utilizar na Integração Automática na Regularização de Títulos de Dívida a Pagar"

Desta forma, quando se lança uma "Regularização de Títulos de Dívida a Receber" ou "Regularização de Títulos de Dívida a Pagar", depois de gravar o registo, a aplicação apresenta uma mensagem ao utilizador indicando que a regularização foi integrada.

O mesmo procedimento também se aplica aos movimentos dos títulos a receber e a pagar, pois agora se os parâmetros respectivos estiverem preenchidos, então, ao gravar o movimento, o software informa o utilizador que o movimento criado foi automaticamente integrado na contabilidade.

Como podemos concluir, o recurso a esta nova ferramenta traz imensas vantagens no dia-a-dia, facilitando a consulta e introdução de registos, permitindo desta forma ao utilizador optimizar o seu tempo útil de trabalho no lançamento dos documentos contabilísticos.

iDirecto - Localizar uma morada utilizando o browser

Verificar localização de moradas através de um browser    

Já lhe aconteceu precisar de visitar um Cliente e não conseguir localizar a morada?

A partir da versão 2010, os campos de morada passam a ter associado um botão que lhe permite, via browser, localizar essa morada geograficamente.

A parametrização necessária é muito simples.

Basta que nos parâmetros gerais da base de dados defina:
1 - No parâmetro “Endereço de mapa” o Browser a utilizar pela aplicação, seguido da expressão #MORADA#.

Podemos ligar diferentes motores de mapas, pelo que deixo aqui 3 exemplos de motores que poderá utilizar e respectiva string de conexão:

Utilizando o Bing® Maps:
Endereço de mapa:
http://www.bing.com/maps/?v=2&where1=#MORADA#%20Portugal&encType=1
Expressão de espaço no url de mapa: %20
NOTA: Para trabalhar com o Bing® Maps, à data de lançamento desta iDirecto, a localidade tinha que estar colada ao código Postal

Utilizando o Yahoo® Maps:
Endereço de mapa: http://maps.yahoo.com/#mvt=m&zoom=17&q1=#MORADA#
Expressão de espaço no url de mapa: _

Utilizando o Google® Maps:
Endereço de mapa:
http://maps.google.pt/maps?f=q&hl=pt&geocode=&q=#MORADA#
Expressão de espaço no url de mapa: +

2 - No parâmetro “Expressão de espaço no url de mapa” o separador utilizado pelo Browser definido no parâmetro anterior.

A expressão #MORADA# será a junção da morada, localidade e código postal ou parte destes dados quando algum estiver omisso, utilizando a expressão de espaço definida, do registo em que estiver posicionado.

A partir deste momento, quando estiver posicionado num registo com morada, por exemplo, na ficha de um Cliente, e tendo activo o serviço de Internet, ao clicar no botão que permite observar os dados da morada seleccionada num mapa usando o browser, este é aberto já posicionado na morada em causa.

Desta forma, consegue de uma forma muito simples e directa confirmar a localização de qualquer morada registada na aplicação.
Poderá até, a partir do browser, estabelecer uma rota desde a sua empresa até à morada do seu cliente.

iDirecto - Férias na Agenda de Marcações

Como visualizar as férias dos seus Funcionários na Agenda de Marcações     

Uma forma rápida de saber se os seus funcionários, numa determinada data, estão disponíveis ou de férias é aceder à Agenda de Marcações (esta funcionalidade não existe no módulo PHC Pessoal).

Para poder diferenciar visualmente os dias com férias marcadas, deve definir uma cor nos parâmetros do software para os dias de férias na Agenda de Marcações.

Na imagem que apresentamos foi definido que os dias de férias são visíveis a vermelho.

Na ficha do funcionário, opção de Férias ou através da funcionalidade Marcação das minhas férias é inserido o registo das datas que o funcionário vai estar ausente.

Por exemplo, o nosso funcionário Francisco Gamito marcou um período de férias que se inicia a 06 de Abril e termina a 09 de Abril de 2009. Se acedermos à Agenda de Marcações visualizamos os dias com a cor que foi definida em parâmetros.

Esta funcionalidade é bastante útil para quem espelha o seu dia-a-dia de trabalho na Agenda.

Se por acaso, inserir uma marcação para vários utilizadores e seleccionar o botão Planeamento pode visualizar que o funcionário em determinada data está de férias.

Esta funcionalidade está disponível após a versão 2006, caso o utilizador tenha o módulo PHC CRM, PHC Gestão ou PHC Suporte.

iDirecto - Importar Mapas de Gestão

Mais facilidade na Importação dos Mapas de Gestão    

A importação dos Mapas de Gestão para o módulo PHC Contabilidade é sem dúvida uma rotina que todos os utilizadores uma vez por ano têm que efectuar.

Saiba nesta iDirecto como pode ser fácil importar os Mapas de Gestão, no Software PHC.
A PHC fornece um ficheiro designado por “MapasGestão.ZIP” que a partir da versão 2011em todas as gamas PHC CS, permite numa única rotina, importar os Mapas de Gestão em papel, bem como todos os layouts do suporte informático associados aos mesmos.

Esta rotina encontra-se no menu “Tabelas – Contabilidade – Desenhar Mapas de Gestão.”

Esta rotina permite importar todos os Mapas de Gestão produzidos pela PHC de uma forma simples para o utilizador, sem utilizar rotinas mais complexas como a “Instalação e Manutenção” ou mesmo importar “DBF a DBF” os layouts em suporte informático, podendo originar enganos por parte do utilizador.     

Esta funcionalidade é muito útil quando existem alterações aos mapas legais, pois permite actualizar de uma forma rápida, fácil e a partir de um único local os respectivos mapas, facilitando assim a importação dos mapas de gestão e respectivos suportes informáticos, evitando tarefas repetitivas e reduzindo a possibilidade de ocorrência de falhas.

iDirecto - Imobilizado em Sistema de Leasing

Tratar os bens em Sistema de Leasing    

O Leasing é um contrato entre uma locadora (empresa que se dedica à exploração de leasing) e um locatário (cliente da locadora), em que a locadora cede o uso de um bem por determinado tempo, mediante uma retribuição. No final do contrato, o locatário pode optar por comprar o bem mediante o pagamento de um certo valor ou pode optar por restituir o bem à locadora.

Tem bens de imobilizado em sistema de Leasing? Controla o Plano Financeiro associado ao bem?

No PHC Imobilizado pode ter a informação do Leasing dos bens nas suas próprias fichas. Esta funcionalidade está disponível nas gamas PHC Enterprise, PHC Advanced e PHC Corporate. Assim, ficam guardados os dados como o Ano de celebração do contrato de leasing, a duração do contrato, o Ano da opção de compra, o valor de opção de compra, bem como os Anos de utilização após opção de compra.

Pode guardar também, e posteriormente consultar, toda a informação relacionada com o Plano Financeiro, nomeadamente, o Capital em Dívida, o valor da Renda, os Juros e a Amortização para cada Data.

 E o Modelo 40?

Sim, é possível imprimir o Modelo 40 do Leasing, onde pode visualizar no mapa, para cada bem passível de constar no modelo, a informação referente ao Leasing.
Ou seja, é possível obter informação como o valor do bem, o ano de celebração do contrato de Leasing, a duração do contrato, os dados relacionados com a opção de compra do bem, o valor da amortização contabilizada, da amortização financeira e do valor da reintegração do valor residual do bem.

iDirecto - Não utilizar acessos

Saiba como aumentar a performance e dar acessos totais a todos os utilizadores

O que significam e para que servem os acessos?

Os acessos dos utilizadores ou grupos de utilizadores servem para restringir a utilização de determinadas funcionalidades, na aplicação PHC, assim como vedam a visualização de dados, garantindo desta forma a sua confidencialidade.

Por exemplo, um utilizador pode consultar a ficha de Clientes mas não tem acesso para introduzir novos Clientes.

O grupo “Contabilidade” tem acesso a consultar os documentos de facturação que foram integrados na contabilidade mas não tem acesso a emitir facturas abaixo do preço de custo.

Resumidamente os acessos asseguram a fiabilidade e confidencialidade dos dados.

A utilização dos acessos revela-se muito útil em alguns casos mas pode ser anulada, caso se pretenda que os utilizadores tenham acessos totais à aplicação.

Assim, existe um parâmetro denominado “Utiliza acessos (tem de reiniciar a aplicação)”, que caso se inactive, desactiva a utilização dos acessos. 

Mas quais as vantagens em desactivar este parâmetro?

Uma funcionalidade tem habitualmente implicações na performance. Assim, o acesso aos dados com este parâmetro inactivo será mais rápido uma vez que a aplicação não vai ler os acessos do utilizador para cada tabela.

Esta é uma funcionalidade genérica do Software PHC, ou seja, estende-se a todos os módulos e gamas, a partir da versão 2007.

iDirecto - Importar Dados de um ficheiro SAF-T-PT

O SAFT-PT (Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese version) é um ficheiro normalizado (em formato XML) com o objectivo de permitir uma exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, num formato legível e comum, independente do programa utilizado, sem afectar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade. A adopção deste modelo proporciona às empresas uma ferramenta que permite satisfazer os requisitos de obtenção de informação dos serviços de inspecção e facilita o seu tratamento, evitando a necessidade de especialização dos auditores nos diversos sistemas, simplificando procedimentos e impulsionando a utilização de novas tecnologias.

O ficheiro SAFT-PT destina-se a facilitar a recolha em formato electrónico dos dados fiscais relevantes por parte dos inspectores/auditores tributários, enquanto suporte das declarações fiscais dos contribuintes e/ou para a análise dos registos contabilísticos ou de outros com relevância fiscal.
Mas se actualmente é possível a qualquer Software exportar este ficheiro, porque não poder também importá-lo no Software PHC?

Uma das novidades da versão 2011 para todas as gamas PHC CS é a possibilidade de efectuar a importação de diversos tipos de dados para o Software PHC, utilizando a rotina de validação do ficheiro SAFT-PT. 

Na anterior versão 2010 do Software PHC, já era possível fazer a validação do ficheiro através do menu Supervisor, “Validar SAF-T-PT”. Esta opção de validação permite indicar onde é que se encontra o ficheiro SAFT-PT, assim como o respectivo “schema” fornecido pela DGCI, e verificar se o ficheiro está de acordo com a estrutura correcta. Após a validação do ficheiro, é possível observar o conteúdo do ficheiro, através do botão “Ver Conteúdo”.

Na nova versão 2011, para além de se poder observar o conteúdo do ficheiro, é também agora possível importar o mesmo para as tabelas do Software PHC. Poderão ser importados registos para as tabelas de Clientes, Fornecedores, Artigos e Plano de contas. A aplicação verifica e importa apenas os registos que ainda não existam, através de validações feitas aos números de contribuinte, nomes dos Clientes, referências dos Artigos, etc.

Através desta nova funcionalidade é possível a importação do ficheiro SAFT-PT quer o mesmo tenha sido gerado pelo Software PHC, independentemente da Base de dados em que foi gerado, quer o ficheiro SAFT-PT tenha sido gerado por qualquer outro software sem ser PHC, tornando-se assim muito fácil a importação de dados, mesmo para casos em que os mesmos tenham sido gerados por outras aplicações.

Caso de Sucesso PHC

Dedicada à importação e exportação de plantas, a Algarve Plantas já utiliza Software PHC® há cerca de 13 anos, sobretudo na área de facturação e gestão. A empresa actualizou agora o software para a gama PHC Advanced na versão 2010, munido de licenças de PHC Gestão para cinco utilizadores e de PHC POS para três utilizadores.

Solução escolhida
A Algarve Plantas tinha a necessidade de conseguir dar resposta a uma afluência muito grande de clientes em dias e horas específicas devido à natureza do seu negócio. A solução passava pela implementação de um sistema de recolha de dados automático que integrasse com o sistema de facturação e que permitisse responder às necessidades da Algarve Plantas. O PHC Advanced permitiu automatizar a entrada de stocks e a saída com etiquetas com códigos de barras, oferecendo uma gestão eficiente do negócio.

A escolha do implementador
Num projecto levado a cabo pela FPF, a Algarve Plantas decidiu confiar na recomendação do implementador e optar pela actualização das soluções da PHC Software que possuía, num projecto que prometia dinamizar a empresa em toda a área de gestão. Uma opção que, revelou Bert Windels, Administrador da Algarve Plantas, mostrou “ser a acertada”.

Benefícios do projecto
Com a solução a correr a 100 por cento, Bert Windels aponta com agrado que a empresa “conseguiu melhorar bastante a nível de gestão de facturação, de stocks, de clientes e de fornecedores”, o que trouxe também mais-valias directas para o negócio. O responsável da Algarve Plantas aponta ainda que a empresa “tem implementado um sistema PDT (Sistema integrado de registo de artigos com a facturação), o que também ajuda na gestão de stocks”.

Com apenas um mês de formação, os cinco utilizadores que têm contacto directo com a aplicação, três internos e dois externos, estão a conseguir tirar total partido da solução. “No geral, os utilizadores acham a aplicação intuitiva, tendo também aprendido muito por iniciativa própria”, continuou Bert Windels. Presentemente, está tudo bem agilizado, com a empresa a conseguir dar resposta às solicitações dos clientes quando estas acontecem.

Fonte: PHC Portugal

eNews PHC Manufactor

Já se encontra disponível mais uma versão do PHC Manufactor. Assim as próximas edições da eNews serão totalmente dedicados às centenas de novidades da versão 2011.

A área de produção é exigente e complexa. Por isso, a cada nova versão de software, a PHC trabalha para tornar a sua solução para esta área ainda mais amigável, parametrizável e integrada. A versão 2011 do PHC Manufactor não é excepção e está recheada de funcionalidades novas que vão permitir aos seus utilizadores serem ainda mais eficazes.
   
PHC Manufactor v2011
   
Um cálculo de MRP (Material Requirement Planning - Planeamento das Necessidades de Materiais) é, por norma, um processo pesado que obriga a que seja ocupada uma máquina durante o processo. O ideal seria que o cálculo fosse realizado em horas pós-laborais e apresentado ao utilizador quando necessário. Foi exactamente por isso que a PHC, na versão 2011, desenvolveu um conjunto de ferramentas que permitem, por exemplo, com o apoio do sistema de Alertas, agendar um ou mais cálculos para um horário definido pelo utilizador e, por exemplo, receber os resultados em formato de e-mail.

Mas o uso do sistema de Alertas na nova versão não fica por aqui. Para empresas que tenham terminais de recolha no chão-de-fábrica que integrem com o PHC Manufactor, a versão 2011 traz ferramentas que permitem de uma forma fácil implementar no sistema de Alertas a importação automática desses dados, evitando assim à empresa a alocação de um funcionário para tratar dessa importação durante o dia.

O objectivo primordial destas novas capacidades é obviamente concretizar ainda mais a produtividade dos recursos humanos, podendo delegar estas acções repetitivas para a aplicação e substituir por tarefas que tornem o tempo dos funcionários mais produtivo, criando mais riqueza e menos custos para a empresa.

Muitas mais novidades serão vistas em pormenor nas seguintes edições, por isso fique atento às próximas eNews PHC Manufactor.

iDirecto - Software PHC versão 2011

Não perca a oportunidade de agilizar a sua empresa com a nova versão do Software PHC®. A Versão 2011 vem responder às solicitações dos utilizadores do nosso software para trazer ainda mais produtividade às empresas portuguesas.

Esta versão do Software PHC®, já em comercialização, inclui diversas ferramentas que permitem reduzir os custos da sua empresa. Agora dispõe de um monitor de gestão previsional de tesouraria que lhe permite, para além de uma perspectiva geral da sua tesouraria no futuro próximo (por classificação e conta de tesouraria), ter também a possibilidade de manipular as previsões, sendo possível a alteração das datas e contas dos movimentos previsionais.

Assim, a partir deste monitor, o utilizador tem uma ideia geral do estado da sua tesouraria (real e previsional) e altera as contas e datas das previsões, através da gravação do monitor.

Agora pode contar com o Monitor de Lançamento de Horas Extra e Faltas de Funcionários que lhe permite consultar ocorrências (Horas Extra, Faltas, ou Remunerações/Descontos variáveis) entre duas datas, para um determinado funcionário, alterar os registos, eliminar registos ou introduzir.

No módulo PHC Gestão passou a ser possível efectuar a cobrança de transferências bancárias via Sistema de Débitos Directos (SDD). O Software PHC® gera o Número de ADC (Autorização de Débito em Conta), através do qual será processada a cobrança dos Clientes. Bem como o processamento da produção e recepção dos ficheiros das transferências propriamente ditas.

O PHC POS tem como principais novidades a integração de balanças, optimizações no verificador de preços, impressões mais rápidas, processamento assíncrono em Touch, importação de vários ficheiros em simultâneo e ainda mais opções de personalização (Cores botões, fonte botões, password opções, filme no 2º display).

No PHC Manufactor é agora possível criar IDUs (Impressões Definidas pelo Utilizador) para os ecrãs principais da aplicação e esta conta ainda com um conjunto de IDUs já pré-configurados. Mas ainda há mais novidades no PHC Manufactor: criação automática de consumos no chão-de-fábrica, definição de número de dias de validade, agendar MRP e mais possibilidades de utilização do sistema de alertas são algumas das novas funcionalidades.

iDirecto - Agendamento de Tarefas

Se o seu gabinete executa diversas contabilidades de empresas suas clientes, com certeza já pensou se não existirá uma forma de agilizar os processos relativos às obrigações legais e fiscais, às tarefas prementes do dia-a-dia, para todas essas empresas.

Agora, com o ecrã de Tarefas Agendadas do módulo PHC Interop, essa realidade tornou-se possível!

Como? Muito fácil!

Através do Assistente de Configuração Automática de Tarefas Agendadas poderá criar uma tarefa nova ou baseada noutra já existente, seleccionar qual o tipo de tarefa, estabelecer se a mesma será executada automaticamente, definir qual o utilizador a quem será atribuída a tarefa e se a imputação do tempo de realização da mesma será realizada de forma automática ou manual. Por outro lado, deverá também seleccionar quais as sociedades (empresas) e os respectivos mapas, que serão objecto de realização e processamento, assim como definir a calendarização da tarefa, determinando o seu período de ocorrência.

Antes de terminar a configuração da tarefa agendada, via assistente, surgirá uma lista das mesmas a serem criadas.

Ao aceder ao ecrã de Tarefas Agendadas poderá visualizar as tarefas que foram criadas.

Neste ecrã também poderá verificar se a tarefa foi executada e em que data, qual o estado de execução dos mapas e processamentos e quais as datas de execução, se a tarefa foi executada automaticamente e quais as datas – Data Inicial e Data Final para os cálculos, e Data para os documentos criados –, assim como as datas a serem utilizadas no Monitor de Execução de Tarefas Agendadas.

Através do Monitor de Execução de Tarefas Agendadas poderá controlar e executar as tarefas agendadas.

Como pode verificar, as tarefas a vermelho referem-se àquelas cujo prazo de execução se encontra ultrapassado, e as que se encontram a preto são as que se encontram dentro do estabelecido pela calendarização da tarefa.

Neste monitor pode visualizar as tarefas agendadas de diversas formas, sendo possível filtrar o utilizador e a sociedade, assim como definir a data limite das tarefas apresentadas.

Relativamente à execução das tarefas seleccionadas, também existem diversas opções no que concerne aos Relatórios e às Listagens.

Como pode constatar, através do agendamento de tarefas, a celeridade na execução das tarefas relevantes das empresas suas clientes, repercutir-se-á numa maior rentabilidade do seu negócio.

iDirecto - PHC dTeamControl Interno

Tem a necessidade de aceder às tarefas de um determinado projecto do PHC TeamControl CS, quando se encontra fora da empresa? Então esta é a aplicação que procura. A troca rápida de informação entre a gestão operacional e os utilizadores externos da mesma equipa é essencial. Se não possuir uma solução online eficaz, o tempo dispendido por si e pelos profissionais no exterior, vai dificultar a execução dos projectos nos tempos previstos.

O módulo PHC dTeamControl Interno tem como mercado alvo empresas de prestação de serviços, departamentos de marketing e comerciais que possuam profissionais deslocados ou que tenham que desempenhar actividades no exterior da empresa, pois com esta aplicação está a fornecer aos utilizadores e ao responsável da equipa a possibilidade de gerir e acompanhar a evolução dos projectos e tarefas via Internet.

Com o módulo PHC dTeamControl Interno os seus utilizadores poderão, através de um simples acesso à Internet, gerir Projectos e respectivas tarefas, Passos de tarefas, consultar as suas Agendas pessoais, utilizar toda uma série de Monitores de Projectos, Monitores de Tarefas, aceder a Datas, Itens e Notícias, tudo de uma forma muito simples, rápida e cómoda. Desta forma, o utilizador terá acesso remotamente à informação que se encontra na empresa, e participar em todos os projectos sempre que necessário, mesmo quando se encontra no exterior.

O PHC dTeamControl Interno possui também uma funcionalidade exclusiva designada por Gestão do Tempo. Este ecrã proporciona uma visão geral das tarefas a executar de acordo com a importância e urgência das mesmas, tornando-se vital para uma eficaz gestão de tempo. A apresentação das tarefas de todos os projectos em que o utilizador se encontra envolvido, devidamente agrupadas por prioridade ajudam-no a discernir de forma rápida e acertada as próximas acções a executar. Com esta funcionalidade, o utilizador poderá semanalmente planear a ocupação para as grandes tarefas, e ao longo da semana ir realizando as pequenas tarefas para executar no intervalo das grandes, para que o tempo para imprevistos e urgências possa estar sempre presente.

 Como conclusão, o PHC dTeamControl Interno é uma solução via Internet que permite acompanhar os projectos em aberto, gerir eficazmente o seu tempo e actualizar a informação que seja necessária. Tem como objectivo o aumento da produtividade das equipas, através da Gestão e coordenação das equipas e da informação.

Prolongamento do Prazo de Entrega do Relatório Único

Relatório Único

A entrega do Relatório Único em 2010 decorre, excepcionalmente, até 30 de Junho.

Para facilitar a entrega de informação, a primeira etapa deverá ser a gestão e validação da Estrutura Empresarial.

O segundo passo deverá ser o preenchimento dos diferentes anexos do Relatório Único.

Para o efeito deve aceder aqui.

Fonte: http://www.gep.mtss.gov.pt/

iDirecto - Análises Empresariais

Análises Empresariais
Um outro olhar sobre o seu negócio      

Sabia que dentro do menu Análises do módulo PHC Gestão do seu Software PHC existe uma análise cujo nome é “Análise empresarial”? E sabia que ao aceder à mesma, esta reserva-lhe uma agradável surpresa, pois não se limita a uma só análise, mas sim a um conjunto de 10? Abrangendo várias das principais áreas da empresa, e todas construídas com o intuito de representar os dados da sua organização de uma forma muito sintética e condensada, para que seja fácil olhar para os dados do seu negócio e rapidamente poder tomar as melhores decisões? Tudo isto é possível em todas as versões e todas as Gamas do Software PHC.    

Assim pode, por exemplo, ficar a saber o estado geral da sua Empresa de uma forma muito rápida, bastando olhar a “posição global”.

Ou então, na zona dos “Rankings”, ficar a saber quais as famílias de artigos que mais vendas fizeram, quer do ponto de vista acumulado anual, quer relativamente ao mês, assim como os respectivos desvios em valor e em percentagem, ficando assim a conhecer quais são aquelas que mais contributos dão nas suas vendas.

Por fim, esta opção é na realidade um menu que organiza para além das análises empresariais, outras análises que possam existir na aplicação, tais como as análises multidimensionais e analises avançadas, estas últimas só disponíveis nas gamas PHC Advanced e PHC Enterprise.    

Assim, com esta funcionalidade, pode ficar por dentro de informação importante da sua empresa, relacionada com as várias áreas que a compõem, tal como a tesouraria, vendas e compras, o que lhe vai permitir ficar mais informado e por conseguinte, com uma melhor capacidade de decisão sobre o seu negócio.

iDirecto - PHC Frota e PHC Gestão

Integração de gastos e compras entre PHC Frota e PHC Gestão

Poupando tempo, evitando esquecimentos e duplicações      
                         
O módulo PHC Frota permite entre várias funcionalidades, controlar os gastos efectuados com as viaturas, onde é possível associar a cada viatura os respectivos quilómetros em que o gasto foi efectuado, tipo de gasto, custos, condutor, etc. Os gastos podem ser de abastecimentos de combustível, portagens, manutenções, etc. Ou seja, o que for necessário, poderá ser lançado como um gasto no PHC Frota. Se possuir o módulo PHC Gestão, sempre que introduzir compras, poderá também lançar gastos no PHC Frota de forma automática e imediata, sem ter que se preocupar em lançar os movimentos individualmente tanto nas Compras, como nos gastos.

Para que isso possa acontecer de forma automática, existe um parâmetro onde é necessário activar que pretendemos, ao gravar uma compra, que nos seja perguntado se também queremos que os dados da compra possam ser lançados como um gasto no PHC Frota.

Com a opção activa, ao lançar a Compra será feita a pergunta, e ao responder afirmativamente, automaticamente é aberto o ecrã de gastos já em forma de introdução, com os campos de valor e quantidade automaticamente preenchidos, sendo apenas necessário associar ao gasto a viatura correspondente, qual o tipo de gasto, etc.

Se por outro lado, uma série de gastos também se traduzirem num documento de compra, como por exemplo, abastecimento da viatura ou aquisição de peças, se, ao fazer os lançamentos dos gastos forem mencionados os dados da mesma factura, poderemos também efectuar o processo inverso, ou seja, poderemos de forma automática emitir um documento de compra a partir dos gastos que teve com determinada viatura.

Com este tipo de funcionalidades pretendemos disponibilizar aos utilizadores do Software PHC, ferramentas que permitam facilitar e simplificar a sua utilização, de forma que possam não só poupar tempo, como também evitar qualquer tipo de esquecimentos no lançamento dos dados, ou até mesmo evitar a duplicação da execução da tarefa dos próprios registos.

IDirecto - Gestão Documental

  Gestão Documental
Arquivo Organizado, Redução de Custos, Melhor Ambiente      

      Quantas vezes teve de ir ao arquivo da sua empresa procurar um determinado documento? E enquanto estava à procura, encontrava tudo menos aquilo que o levou até lá? Acredito que até teve vontade de desistir, certo?

A procura incessante de um documento, correspondência, ficheiro ou qualquer outro elemento, recepcionado pela sua empresa, acabou!

Como?
Disponível a partir da versão 2004, o módulo PHC ControlDoc disponibiliza o ecrã de Gestão Documental, que de uma forma extremamente simples, rápida na sua pesquisa e devidamente organizada, permite efectuar a gestão de toda a documentação da sua empresa.

Ao aceder a este ecrã poderá visualizar os seus documentos (anexos) de uma forma global ou, no caso de um documento ou anexo específico, poderá realizar uma pesquisa e aplicar filtros de forma a facilitar a sua procura. Também é possível neste ecrã visualizar os seus documentos, ou anexos, por tabelas ou pastas.

De que forma?
Ao clicar no botão “Novo Anexo” deverá definir qual a origem do mesmo (localizar um ficheiro, usar um scanner ou escolher um anexo existente), sendo possível guardar o ficheiro que será gerado, dentro de uma tabela ou apenas criar uma ligação na tabela para o ficheiro de origem.

Por último surgir-lhe-á o ecrã onde deverá preencher o campo Resumo, seleccionar o campo que permitirá definir a Pasta onde será colocado o anexo, uma breve descrição no sentido de facilitar a sua pesquisa e, facultativamente, poderá definir quais as palavras para procura.

Se o anexo se encontrar relacionado com as tabelas FT (Facturação) ou BO (Dossiers Internos), por defeito os campos correspondentes à Tabela e ao Documento encontram-se preenchidos.

Após a gravação o anexo surgirá na pasta correspondente, sendo possível, através das opções disponíveis no ecrã de Gestão Documental, que o mesmo seja visualizado, enviado por email, extraído ou copiado para o disco.

Por outro lado, poderá configurar o anexo de diferentes formas tais como, ser acedido por password, ser alterado ou visualizar-se o registo de origem e, se o anexo se encontrar gravado na base de dados e a opção “Guarda Histórico” se encontrar activa na pasta do anexo, é possível conhecer a sua versão.

Visto a gestão de documentação das empresas ser um assunto de extrema importância perante a realidade actual, poderá através da gestão documental do Software PHC, não só reduzir o consumo de papel e melhorar a gestão do seu arquivo, como também contribuir para a melhoria na sustentabilidade ecológica e consequentemente ver reduzida a pegada de carbono da sua empresa.

Protocolo PHC / AECOPS

PHC e AECOPS estabelecem protocolo

Ricardo Parreira, director-geral da PHC Software, revelou ao Construir que a celebração deste acordo é uma excelente oportunidade de negócio para as empresas do sector da construção civil. A iniciativa da Associação das Empresas de Construção e Obras Públicas (AECOPS) permitirá vantagens significativas no que respeita aos recursos de ferramentas informáticas.

Recentemente, a PHC e a AECOPS estabeleceram uma parceria, que se traduz em vantagens para as empresas do sector. Como surgiu o protocolo?
A iniciativa partiu da AECOPS. Embora a PHC seja uma empresa que está sempre à procura de estabelecer o máximo de protocolos com as várias associações dos sectores que estão envolvidos na área, com o intuito de facilitar não só os seus associados para terem conhecimento de outras oportunidades e soluções que nós temos e também para nós conseguirmos transmitir mais facilmente os produtos específicos para aquela empresa em particular.

Quais são as principais vantagens desta parceria?
Há várias vantagens para as diferentes partes envolvidas. Para o associado da AECOPS a grande vantagem prende-se com a aquisição do software com desconto, que pode atingir os 20%. Em determinados produtos este desconto pode significar um valor muito importante na redução de investimento. Outra das mais-valias é o facto de os associados terem a oportunidade de mais escolha, ficando a conhecer novas soluções para melhorar a gestão da sua empresa.
Por outro lado, as vantagens para a PHC são claramente transmitir às pessoas do meio as mais-valias que o software apresenta.

E em termos práticos, qual é a utilidade deste software para as empresas?
Na minha opinião, a mais-valia número um desta ferramenta para as empresas de construção civil é a integração global. Nós costumamos usar muito o termo integração porque foi nitidamente o que nos levou a desenvolver este software. Por exemplo, numa empresa de construção civil existe: orçamentação, planeamento, controle da obra, revisão de preços, entre outras áreas. E, no passado por não haver uma solução totalmente integrada que incluísse todas estas áreas, as empresas tinham que comprar um software para cada área, o que originava uma série de problemas internos na empresa ao nível da transmissão de informação. Daí em função de um leque de clientes que nos solicitaram a integração das várias áreas, resolvemos criar um produto totalmente integrado.

Mas como funciona o novo software?
O produto está dividido em cinco módulos: orçamento, que permite fazer toda a criação do orçamento; planeamento, em que o software permite executar todo o planeamento do orçamento (quem é que vai fazer o quê? Quando? gráficos de planeamento, entre outras tarefas); medição, que permite acompanhar o decorrer da obra (utilização da modalidade de pagamento definida no orçamento adjudicado, com a realização do cálculo respectivo, controlo de garantias e sua diluição nos autos mensais respectivos, ou seja, identificação das mesmas, as revisões de orçamentos, etc). Para além disso, há o módulo de controlo, que não é mais do que um módulo de controlo financeiro das obras, onde se percebe se as empresas estão a ganhar ou não dinheiro, se o orçamento está a ser cumprido. Por fim, o software contempla o módulo de revisão de preços, que só serve basicamente para quem faz obras públicas.
Neste produto, designado PHC Projecto, não se perde informação, as pessoas ao fazerem o controle de obra podem por exemplo aceder ao historial dos orçamentos, todos os envolvidos na obra podem também visualizar o planeamento, o próprio contabilista consegue fazer facilmente a revisão de preços, que é uma tarefa muito árdua de realizar na construção civil.

Este produto pode também ser uma ferramenta útil para os arquitectos e engenheiros?
Sim, uma vez que muitos clientes que utilizam esta ferramenta não são puros construção civil. Qualquer empresa que precise de fazer orçamentação sofisticada justifica este software. Para além disso, apesar do facto de ser um produto integrado, o cliente pode adquirir apenas o "bocadinho" que necessitar, ou seja, um gabinete de arquitectos pode por exemplo comprar só a parte de orçamentação e não é obrigado a adquirir a vertente da revisão de preço, porque se calhar não vai precisar desta área. A área da orçamentação é aquela que se vende mais tanto para gabinetes de arquitectos, engenheiros e consultoria.

Nota que as pequenas empresas estão mais sensibilizadas para a introdução das novas tecnologias?
Nós temos o software dividido em três gamas, conforme a dimensão das empresas. A gama PHC Corporate, destinada a empresas até cinco utilizadores. Existe outra que consideramos intermédia, que é a PHC Advance (entre cinco a quinze utilizadores) e a gama PHC Interprise (entre 20 a 150 utilizadores). Este ano, é curioso…mas a gama Corporate é a área que tem registado maior crescimento. O que significa, no nosso caso como é óbvio, que estamos a sentir claramente uma maior adopção das pequenas empresas. Contudo, as outras áreas também continuam a crescer.

Mas, qual tem sido o feed-back deste protocolo?
Temos tido muitos pedidos de contacto de associados da AECOPS para visualizar o software. Neste âmbito penso que o feed-back tem sido positivo, no sentido em que notamos interesse dos associados da AECOPS em conhecer as soluções que têm. Por outro lado, a PHC tem promovido este protocolo junto dos seus parceiros, que são já cerca de 300 (espalhados pelo o país inteiro).

A PHC equaciona estabelecer este tipo de protocolos com outras empresas do sector?
Sim, nós já estabelecemos outros protocolos, mas estamos continuamente à procura de celebrar protocolos com todo o tipo de associações que sejam representativas do sector. Mas não queremos só apostar no sector da construção porque existem outras associações com dimensão de outras áreas.
O software da PHC é desenvolvido in-house?
Todo o nosso software é totalmente desenvolvido por nós.

Para além do PHC projecto, têm alguns produtos específicos para o sector?
A PHC tem um produto para gestão de projectos e equipe, que é um software muito orientado para gabinetes de arquitectura. Trata-se de um produto que permite para um determinado projecto introduzir as tarefas que cada pessoa tem, saber quando é que as tarefas devem estar prontas, possibilita ainda juntar documentos, ou por exemplo, fóruns de discussão sobre o projecto. Em suma, é um produto que permite ao gestor do projecto saber quem é que tem o quê para fazer e até quando, com uma vantagem muito interessante para empresas de serviços que é a gestão do tempo.

Recentemente lançaram um novo serviço designado vantagem PHC. No que consiste?
Trata-se de um site que contempla a vertente da formação e que disponibiliza toda a informação base de software. Por exemplo, como é que se faz um mapa, como é que introduz um registo. A formação para a PHC é um factor de extrema relevância, e nós queremos lidar com isso em todas as frentes possíveis.

O mercado da construção civil vai continuar a ser um aposta de futuro para a empresa?
A construção civil continuará a ser uma aposta clara, porque é um mercado que nós sentimos que ainda podemos fazer muito por ele. Apesar de ser um mercado que sofre grandes flutuações nós acreditamos que um bom sistema de gestão permite às empresas que os adoptem reduzir o risco do seu próprio negócio. Para além disso, ainda há muito trabalho para fazer nas várias áreas deste sector.

Qual é o volume de negócios que a PHC espera atingir este ano?
No ano passado o grupo PHC facturou 8,5 milhões de euros. Este ano, o nosso objectivo é crescer 10%, por isso planeamos ultrapassar os 9 milhões de euros.
Iniciativa partiu da AECOPS
A importância da utilização e da divulgação das novas tecnologias para as empresas de construção "é, desde há muito, uma preocupação da AECOPS", afirmou o director-geral da AECOPS José Tomaz Gomes, lembrando que "fomos pioneiros quer no que concerne à informatização dos nossos serviços, quer na sensibilização das empresas para as vantagens do recurso às ferramentas informáticas. A assinatura deste protocolo, permitirá facilitar o acesso, e a possibilidade de escolha, das empresas associadas da AECOPS a algumas das melhores soluções informáticas disponíveis no mercado, o que contribui, decisivamente, para o aumento da respectiva competitividade".
Constituída há mais de 50 anos, a AECOPS tem sempre como objectivo garantir aos seus associados o melhor e mais completo apoio especializado na área da Construção e participar na resolução das múltiplas questões que o sector enfrenta. Com a assinatura deste acordo apresenta-lhes uma solução que permite a total integração das várias etapas de uma obra: orçamentação, planificação de obra, emissão/facturação dos autos de medição e controlo da obra, assim, a empresa controla e melhora a gestão das obras em que está envolvida. Através desta parceria, a PHC concede aos associados da AECOPS que adquiram a versão actualizada da sua solução PHC Projecto, um desconto de 10% na gama PHC Advanced e de 20% na gama PHC Corporate, bastando para isso apresentarem o documento comprovativo de "Sócio em Dia".

PHC Manufactor Versão 2011

Com a nova versão 2011 do PHC Manufactor a chegar, esta 10ª edição da eNews vai ser inteiramente dedicada a algumas das muitas novidades desta versão.

Esta nova versão está repleta de funcionalidades que irão permitir tirar um maior rendimento e produtividade no dia-a-dia da sua empresa. Muitos dos processos com acções repetitivas onde os utilizadores despendiam muito tempo, nesta versão passam a ser controlados pela aplicação.

PHC Manufactor v2011

A primeira grande novidade desta versão são as Impressões Definidas pelo Utilizador (IDUs), agora é muito mais simples desenhar relatórios relacionados com as principais áreas do software, como a Ficha Técnica de Artigos, Ordens de Fabrico, entre outras. Poderá introduzir qualquer campo do ecrã, com qualquer tipo de letra, imagens desenhadas por si, objectos coloridos ou não, poderá pedir uma previsão antes de imprimir o relatório, enfim, liberdade total para criar relatórios com uma imagem à altura da sua Empresa.

A próxima imagem é representativa do resultado final de uma Impressões Definidas pelo Utilizador (IDU).

Juntamente com esta versão também será disponibilizado um PACK de IDUs de forma a abranger as áreas principais da aplicação. Alguns dos relatórios de Crystal Reports já nossos conhecidos passam a fazer parte integrante deste PACK.

Assim, informamos que a forma de trabalhar com os relatórios de Crystal nesta versão continuará a ser a mesma.

A acompanhar esta nova versão, está também disponível para download uma nova base de dados demo totalmente renovada. E desta forma apresento a MaisProdução.

Uma vez mais a pensar na aproximação do PHC Manufactor com o PHC CS.

Alidata Trophy 2007

ALIDATA TROPHY 2007
AVENTURA NA LAGOA DA ERVEDEIRA

Realizou-se no passado dia 14 de Julho mais uma edição do convívio anual dos colaboradores da Alidata, o Alidata Trophy.
A organização desta sétima edição esteve este ano a cargo de quatro elementos do departamento de software, que nos proporcionaram um dia de aventura e divertimento. A acção decorreu na Lagoa da Ervedeira, freguesia do Coimbrão, a seis km da praia. A manhã foi ocupada com canoagem, BTT, slide, tiro com arco e com zarabatana. O almoço foi feito num dos pinhais anexos à lagoa e, durante a tarde, foi feita uma prova de orientação com jogos de dinâmica de grupo, que terminou já no final do dia.
Resta-nos agradecer a todos os que contribuíram para que esta iniciativa se tornasse possível, clientes, fornecedores e parceiros.

FPF SISTEMAS DE GESTÃO - ALGARVE
PARCEIRO PARA IMPLEMENTAÇÕES SIA® 

A FPF Sistemas Gestão é uma empresa dedicada exclusivamente ao mercado empresarial, situada em Lagoa, no Algarve. Criada em 1999 para realizar projectos de informática na área de Gestão Comercial, conta já com imensa experiência e sucesso na implementação de sistemas de gestão informatizados em inúmeros sectores de actividade. A Alidata e esta empresa celebraram recentemente um acordo de parceria que visa a revenda do software Alidata, com especial incidência no SIA®Gestão Integrada e Controlo de Produção, de acordo com a dimensão e características dos seus principais clientes.

A Tecnologia e o PHC Restauração

A Tecnologia e o PHC Restauração
Com cachorros “D. AURORA” é um prazer comer fora

A D. Aurora é uma personagem fictícia que utilizámos num Evento para Parceiros PHC, para apresentar as novidades da nova versão 2010 no Software PHC®.

A D. Aurora é uma pessoa muito famosa no meio da Restauração e tem uma barraquinha de cachorros quentes. Dado o grande sucesso da sua barraquinha, a D. Aurora deparou-se com a necessidade de melhorar a qualidade do seu atendimento, assim como a capacidade de resposta aos muitos pedidos. A melhor solução que encontrou foi adquirir o PHC Restauração. O módulo PHC Restauração permite à D. Aurora gerir graficamente as várias mesas e pedidos nos seus diferentes sectores, ou seja, no balcão, na esplanada e através de um Monitor de Cozinha, tem o controlo total dos pedidos, conseguindo assim evitar possíveis erros, e aumentar a rapidez na satisfação dos pedidos feitos pelos seus clientes.

Para além da utilização extremamente simples e rápida do PHC Restauração através de um ecrã táctil, a D. Aurora utiliza também no atendimento na sua esplanada, um Terminal Portátil X64, que lhe permite receber os pedidos nas mesas e sincronizar os dados com o computador central, sem ter que se deslocar ao mesmo.

A D. Aurora está também descansada relativamente às exigências legais da entrada em vigor do HACCP (Hazard Analysis of Critical ControlPoints), sistema de controlo da qualidade alimentar que consiste na Análise dos Perigos e Pontos Críticos na área alimentar, assim como ao cumprimento de um conjunto de boas práticas para a higiene e segurança na área da restauração. A D. Aurora pode registar a informação relativa a este requisito legal no PHC Restauração, que lhe permite lançar, visualizar e imprimir a informação relacionada com esta norma.

Quando o dia acaba, a D. Aurora pode rapidamente ver como está a correr o seu negócio, através do Dashboard do PHC Restauração, que lhe dá uma leitura simples e rápida acerca dos pontos principais do seu negócio.

O PHC Restauração permite aos seus utilizadores uma rápida adaptação e uma fácil aprendizagem, pois é extremamente simples e intuitiva a sua utilização. Com toda esta tecnologia associada ao PHC Restauração, a D. Aurora está completamente preparada para dar aos seus Clientes toda a qualidade e satisfação que eles merecem.

A D. Aurora e a PHC esperam que esta informação lhe seja útil.