IDirecto - Gestão Documental

  Gestão Documental
Arquivo Organizado, Redução de Custos, Melhor Ambiente      

      Quantas vezes teve de ir ao arquivo da sua empresa procurar um determinado documento? E enquanto estava à procura, encontrava tudo menos aquilo que o levou até lá? Acredito que até teve vontade de desistir, certo?

A procura incessante de um documento, correspondência, ficheiro ou qualquer outro elemento, recepcionado pela sua empresa, acabou!

Como?
Disponível a partir da versão 2004, o módulo PHC ControlDoc disponibiliza o ecrã de Gestão Documental, que de uma forma extremamente simples, rápida na sua pesquisa e devidamente organizada, permite efectuar a gestão de toda a documentação da sua empresa.

Ao aceder a este ecrã poderá visualizar os seus documentos (anexos) de uma forma global ou, no caso de um documento ou anexo específico, poderá realizar uma pesquisa e aplicar filtros de forma a facilitar a sua procura. Também é possível neste ecrã visualizar os seus documentos, ou anexos, por tabelas ou pastas.

De que forma?
Ao clicar no botão “Novo Anexo” deverá definir qual a origem do mesmo (localizar um ficheiro, usar um scanner ou escolher um anexo existente), sendo possível guardar o ficheiro que será gerado, dentro de uma tabela ou apenas criar uma ligação na tabela para o ficheiro de origem.

Por último surgir-lhe-á o ecrã onde deverá preencher o campo Resumo, seleccionar o campo que permitirá definir a Pasta onde será colocado o anexo, uma breve descrição no sentido de facilitar a sua pesquisa e, facultativamente, poderá definir quais as palavras para procura.

Se o anexo se encontrar relacionado com as tabelas FT (Facturação) ou BO (Dossiers Internos), por defeito os campos correspondentes à Tabela e ao Documento encontram-se preenchidos.

Após a gravação o anexo surgirá na pasta correspondente, sendo possível, através das opções disponíveis no ecrã de Gestão Documental, que o mesmo seja visualizado, enviado por email, extraído ou copiado para o disco.

Por outro lado, poderá configurar o anexo de diferentes formas tais como, ser acedido por password, ser alterado ou visualizar-se o registo de origem e, se o anexo se encontrar gravado na base de dados e a opção “Guarda Histórico” se encontrar activa na pasta do anexo, é possível conhecer a sua versão.

Visto a gestão de documentação das empresas ser um assunto de extrema importância perante a realidade actual, poderá através da gestão documental do Software PHC, não só reduzir o consumo de papel e melhorar a gestão do seu arquivo, como também contribuir para a melhoria na sustentabilidade ecológica e consequentemente ver reduzida a pegada de carbono da sua empresa.